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대부분의 현대 기업은 커뮤니케이션을 위해 이메일에 의존합니다. 이메일에 대한 액세스 권한을 잃거나 전체 이메일 계정이 악화되면 치명적일 수 있습니다. Outlook 이메일을 백업하는 것은 이메일이 기기의 여러 위치에 저장되어 있고 쉽게 잃어버릴 수 없다는 사실을 알고 안심할 수 있는 가장 좋은 방법 중 하나입니다.

이 기사에서는 몇 가지 다른 방법으로 Outlook 이메일을 백업하는 방법을 설명합니다.

모든 Outlook 이메일을 백업하고 내보내는 방법

모든 Outlook 이메일을 백업하는 가장 빠른 방법 중 하나는 통합된 .pst 파일 형식을 사용하는 것입니다. Microsoft Outlook 및 Microsoft Exchange는 PST 파일을 독점적으로 사용하여 이메일, 연락처 정보 및 주소, 일정 이벤트를 저장합니다. 정적 PST 파일은 현재 Outlook 이메일 및 연락처 정보의 백업으로 사용할 수 있으며 Outlook은 오프라인 상태에서도 이 파일에 액세스할 수 있습니다.

이메일을 .pst 파일에 백업하는 방법은 다음과 같습니다.

1. Outlook을 연 다음 "파일"을 누르십시오.

   

2. 메뉴에서 "열기 및 내보내기"를 선택합니다.

   

3. "가져오기/내보내기" 버튼을 클릭합니다.

   

4. 시스템은 기본 Outlook 화면으로 돌아가 내보내기 프로세스를 안내하는 가져오기/내보내기 마법사를 표시합니다.

   

5. 마법사의 목록에서 "파일로 내보내기" 옵션을 선택한 후 "다음"을 클릭합니다.

   

6. 파일 형식을 선택하라는 메시지가 표시되면 "Outlook 데이터 파일(.pst)"을 선택하고 "다음"을 클릭합니다.

   

7. 그런 다음 내보낼 폴더를 선택하라는 메시지가 표시됩니다. 이메일 계정을 선택하여 연락처 및 일정 데이터를 포함하여 연결된 모든 폴더를 내보낼 수 있습니다. 선택에 만족하면 "다음"을 클릭하십시오.

   

8. 백업 파일이 저장된 주소 경로를 선택하십시오. 나중에 액세스할 수 있도록 경로를 기억하십시오.

   

9. 파일 이름(경로의 마지막 부분)을 변경하는 것이 좋습니다. 기본적으로 "backup.pst"입니다.

   

10. 백업 파일을 기본 경로에 저장하는 경우 중복 항목을 원하는지 여부를 선택합니다.

    

11. (선택 사항) "뒤로" 버튼을 사용하여 폴더 선택을 변경하기 위해 이전 대화로 돌아갈 수 있습니다.

    

12. 내보내기 프로세스를 시작하려면 "마침"을 누르십시오.

    

13. Outlook에서 암호를 만들라는 메시지가 표시됩니다. 이는 보안상의 이유로 중요할 수 있지만 비밀번호를 입력할 필요는 없습니다.

    

14. 파일 경로에 대해 지정한 위치에서 추출된 파일을 찾을 수 있습니다. 이제 파일을 다른 곳으로 이동하거나 복사할 수 있습니다.

    

내보낸 Outlook 이메일에 액세스하는 방법

파일을 내보낸 후에는 나중에 파일에 액세스하는 방법이 궁금할 수 있습니다. Outlook을 사용하면 백업을 쉽게 열고 이메일을 저장된 시점으로 복원할 수 있습니다. 수행해야 할 작업은 다음과 같습니다.

1. 백업 파일을 찾습니다. 해당 위치와 파일 경로를 기록해 두십시오.

   

2. 아웃룩을 엽니다.

   

3. "파일"을 누른 다음 "열기 및 내보내기"를 클릭하십시오.

   

4. 오른쪽 메뉴에서 "Outlook 데이터 파일 열기"를 선택합니다.

   

5. 파일 탐색기가 열립니다. 백업 파일로 이동합니다. 그것을 클릭한 다음 "열기"를 선택하십시오.

   

6. 시스템이 기본 Outlook 화면으로 돌아갑니다.

   

7. 왼쪽의 탐색 메뉴에서 "Outlook 데이터"가 표시될 때까지 아래로 스크롤합니다. 이 범주에는 백업 파일에서 검색된 항목이 포함됩니다.

   

8. 범주는 원래 형식과 폴더 시스템을 유지합니다.

   

9. 이메일을 끌어다 놓아 다른 파일로 이동할 수 있습니다.

이제 백업된 이메일에 액세스할 수 있습니다.

단일 Outlook 이메일을 빠르게 저장하는 방법

때로는 하나 또는 몇 개의 특정 이메일만 필요할 때 모든 이메일을 저장하고 Outlook을 다시 여는 번거로움을 원하지 않습니다. 다행히 Outlook에서 단일 이메일을 저장하는 몇 가지 빠른 솔루션이 있습니다.

방법 1 – 폴더에 직접 저장

1. 아웃룩을 엽니다.

   

2. 파일 탐색기를 열고 이메일을 저장할 위치로 이동합니다. Outlook과 파일 탐색기를 모두 창 모드로 설정하고 더 쉽게 액세스할 수 있도록 이동해야 할 수도 있습니다.

   

3. Outlook에서 폴더로 저장하려는 이메일을 드래그합니다.

   

4. Outlook은 자동으로 이메일을 "Outlook 항목" 형식으로 저장합니다.

   

5. 저장된 이메일을 두 번 클릭하여 Outlook에서 엽니다.

방법 2 - TXT 또는 HTML로 저장

1. Outlook에서 저장하려는 이메일을 엽니다.

   

2. "파일"을 선택한 다음 "다른 이름으로 저장"을 선택하십시오.

   

3. 파일 탐색기가 나타납니다. 이메일을 저장할 경로를 선택합니다. 파일 탐색기 하단에서 "파일 형식" 옆에 있는 화살표를 클릭합니다. "텍스트만"을 선택하여 .txt 형식으로 저장하거나 "HTML"을 선택하여 이메일을 .html 파일로 저장합니다.

   

4. 이메일이 저장되면 메모장과 같은 텍스트 편집기(예: 메모장)를 사용하여 .txt 형식으로 저장하거나 브라우저에서 .html 형식으로 저장하면 해당 이메일에 액세스할 수 있습니다.

   

이 방법으로 이메일을 저장하면 첨부 파일이 보존되지 않으므로 파일을 다운로드하고 필요에 따라 이름을 변경하고 나중에 액세스할 수 있도록 이메일과 함께 저장하십시오.

방법 3 – 화면 캡처를 사용하여 이미지 저장

화면 캡처 소프트웨어를 사용하여 이메일 내용을 이미지로 저장할 수도 있습니다. 이 방법은 이미지가 이메일 및 기타 메시지에 쉽게 고정되므로 다른 커뮤니케이션 형식에서 이메일 내용을 참조하는 데 유용할 수 있습니다.

Windows를 사용하는 경우 최신 버전에는 Snipping Tool(이전 장치의 경우) 및 Snip & Sketch라는 사전 설치된 화면 캡처 소프트웨어가 함께 제공됩니다. 또는 키보드의 Print Screen 버튼을 사용하여 그림판에 이미지를 붙여넣을 수 있습니다.

Mac 장치의 경우 프로세스가 유사합니다. Ctrl + Command + 4 단축키를 사용하여 통합 화면 캡처 기능을 연 다음 선택 십자선을 끌어 이메일 위의 영역을 덮어 저장합니다.

Linux의 경우 이메일을 이미지로 저장하는 데 사용할 수 있는 다양한 화면 캡처 소프트웨어를 다운로드할 수 있습니다. 또는 그놈 기반 모델에는 응용 프로그램 > 액세서리 메뉴에 통합된 스크린샷 유틸리티가 있습니다. 일부 Linux OS 버전은 Windows 시스템과 마찬가지로 키보드의 Print Screen 버튼에 응답합니다.

Outlook에서 모든 이메일 주소를 내보내려면 어떻게 합니까?

연락처 목록(연락처의 이메일 주소 및 기타 정보 포함)을 내보내려면 이메일을 내보내는 방법과 유사한 단계를 사용할 수 있습니다. 그러나 연락처 정보는 보다 사용하기 쉽고 빠른 조작 및 편집을 위해 Excel에서 열 수 있는 다른 파일 형식으로 저장할 수 있습니다. 수행해야 할 작업은 다음과 같습니다.

1. 아웃룩을 엽니다.

   

2. 파일 > 열기 및 내보내기 > 가져오기/내보내기를 선택합니다.

   

3. 가져오기/내보내기 마법사에서 "파일로 저장"을 선택합니다.

   

4. 파일 형식을 선택하라는 메시지가 표시되면 "쉼표로 구분된 값(.csv)"을 선택합니다.

   

5. 폴더 선택 메뉴에서 계정 아래의 "연락처" 폴더를 선택합니다.

   

6. 파일 경로를 확인하거나 필요에 따라 변경합니다. 원하는 대로 파일 이름을 지정합니다.

   

7. 내보내기 프로세스를 시작하려면 "마침"을 누르십시오.

   

8. 프로세스가 완료되면 가져오기/내보내기 대화 상자가 닫힙니다.

내보낸 .csv 파일은 Excel에서 열 수 있습니다. 연락처 정보가 있는 큰 테이블이 표시됩니다. 아마도 많은 빈 셀이 있을 것이며 이는 완전히 정상입니다. Excel을 사용하여 데이터를 편집할 수 있지만 추가 콘텐츠를 입력하면 나중에 파일을 가져와야 하는 경우 Outlook에서 읽을 수 없게 될 수 있습니다.

다른 장치나 이메일 서비스에서 이 파일을 사용하여 연락처 정보를 가져올 수 있습니다.

여러 Outlook 이메일을 내 컴퓨터에 어떻게 저장합니까?

한 번에 둘 이상의 이메일을 저장하고 싶지만 전체 이메일 라이브러리가 필요하지 않은 경우 한 번에 저장할 이메일을 몇 개 선택하는 방법이 있습니다. 수행해야 할 작업은 다음과 같습니다.

1. 아웃룩을 엽니다.

   

2. 저장하려는 이메일을 선택합니다. Ctrl 키를 누른 상태에서 메일을 클릭하여 한 번에 하나씩 선택하거나 Shift 키를 누른 상태에서 첫 번째 클릭과 두 번째 클릭 사이의 이메일 일괄 처리를 선택합니다.

   

3. 파일 > 다른 이름으로 저장으로 이동합니다.

   

4. 대화 상자에서 이메일을 저장할 폴더로 이동하고 파일 이름을 원하는 대로 지정한 다음 저장할 형식으로 "텍스트 전용"을 선택합니다.

   

5. Outlook은 선택한 모든 이메일을 단일 .txt 파일에 저장합니다. 텍스트 편집기를 사용하여 액세스할 수 있습니다.

별도의 .txt 파일로 저장하려면 각 이메일을 별도로 저장해야 합니다. 온라인에서 사용할 수 있는 추가 Outlook 플러그인은 이 기능을 확장하여 별도의 .txt 또는 대체 파일 형식으로 이메일을 저장할 수 있습니다.

Outlook의 새로운 모습

Outlook의 통합 내보내기 기능을 사용하면 비밀번호 분실 또는 해킹으로 인해 이메일 계정에 액세스할 수 없는 경우 이메일을 백업 및 복원할 수 있습니다. 온라인 커뮤니케이션이 널리 보급됨에 따라 정기적으로 이메일을 백업하는 데 몇 분의 시간을 할애하면 손실된 파일을 뒤섞는 번거로움을 줄일 수 있습니다.

얼마나 자주 Outlook 이메일을 내보내나요? 아래 의견 섹션에 알려주십시오.